Лучшие программы для управления проектами

Таск менеджер или менеджер задач — это система инструментов для управления бизнесом. С его помощью в несколько кликов можно распределить задачи между сотрудниками и отслеживать их выполнение.

Даже самый замысловатый рабочий процесс становится организованнее и проще. В менеджере задач вся информация четко структурирована. Вы всегда можете узнать кто над чем работает в данный момент, или чем будет занят через неделю. Если нужно скорректировать действия по любой из задач, это можно сделать, связавшись с сотрудником прямо в таск менеджере.

---

5 причин использования таск-менеджера

Пока у вас маленькая дружная команда, для общения и координации действий достаточно мессенджера. Когда же сотрудников становится больше, а проекты масштабнее, появляется необходимость в удобном общем пространстве для решения задач, общения и анализа проделанной работы.

Проанализировав разные сферы бизнеса и проблемы, с которыми они сталкиваются в построении рабочего процесса, мы нашли 5 основных причин использования таск-менеджер в компании:

1. Чтобы систематизировать рабочие процессы: дробление проектов на задачи, построение workflow, контроль за этапами выполнения задач.
2. Для планирования работы: канбан-доски, диаграммы Ганта и календарь.
3. Анализ результатов: формирование и проработка отчетов, учет рабочего времени, мониторинг затрачиваемых ресурсов на выполнение каждой задачи.
4. Для сбора, систематизации и хранения информации.
5. Чтобы объединить все каналы связи в одном месте, как с клиентами, так и между сотрудниками.

Очень важно выбирать действительно лучшие программы для управления проектами, чтобы сэкономить ваше время и день.

---

7 критериев выбора таск-менеджера

Помимо прямой функции – ставить задачи и мониторить их выполнение – таск-менеджер может иметь множество полезных дополнений. В одних программах есть канбан-доски, а в других нет. Некоторые имеют даже встроенную IP-телефонию, выбор будет зависеть от того, что нужно для работы именно вам.

Мы выделили 5 базовых критериев выбора таск-менеджера, которые которые характеризуют лучшие программы для управления проектами :

1. Программа должна быть удобной! Очевидный на первый взгляд факт, но, чтобы разобраться в некоторых таск-менеджерах нужны недели. О чем только думают создатели…
2. Широкая постановка задачи: не одна графа на 30 символов, а возможность внести все необходимые данные – исполнителя, сроки, описание самой задачи.
3. Гибкая система учета времени. Сроки выполнения проектов, рабочее время сотрудников, время, затраченное на выполнение одной подзадачи.
4. Возможность интеграции нужных программ и приложений. Даже в самом лучшем таск-менеджере вряд ли будет все необходимое.
5. Наличие отчетов по желаемым показателям. Бизнес не будет прибыльным, если не вести учет всего.
6. Быстрая связь с техподдержкой. Кому захочется неделю ждать письма с ответом на срочный вопрос.
7. Наличие мобильной версии. В наши дни невозможно себе представить сотрудника, работающего исключительно за столом.

---

Лучшие программы для управления проектами бесплатно

1. Microsoft To Do

Microsoft To Do такой себе переработанный клон программы Wunderlist, которую Microsoft поглотили.

В Microsoft To Do привычная для таск-менеджера структура: есть проекты, которые можно группировать, есть задачи, есть подзадачи в формате пунктов чек-листа. Задачи можно дублировать, прикреплять к ним файлы и задавать напоминая.

Microsoft To Do — лучший планировщик задач и персональный ассистент!

Преимущества:

• Все просто, привычно и удобно.
• Сервис полностью бесплатный.

Недостатки:

• Нельзя назначить дату выполнения задачи.
• Недоработанная система уведомлений.

Тарифы:

• Бесплатно навсегда.

2. Google Задачи

Все мы пользуемся почтой и календарем Google, в которые интегрированы списки задач. Раньше они были доступны только с ПК, но теперь у нас есть Google Задачи. Это приложение для iOS и Android, объединяющее все инструменты планирования Google в одном месте.

Google Задачи – образец баланса, все просто и максимально функционально. Можно импортировать задачи из календаря или почты, а можно добавлять прямо в самом приложении. Структурировать их можно с помощью списков, подзадач и задавая дедлайны.

Google Задачи – лучший вариант для тех, чей бизнес погружен в продукты экосистемы Google.

Преимущества:

• Минималистичный дизайн.
• Нет лишних инструментов.
• Бесплатный доступ.

Недостатки:

• Нет достаточно функций для полноценного планирования.

Тарифы:

• Полностью бесплатно.

3. Habitica

Habitica – одна из немногих программ в этой сфере, которые используют геймификацию для максимального вовлечения сотрудников. Все действия в менеджере задач выполняются от лица персонажа. Если задачи выполняются вовремя, опыт персонажа растет, если же есть задержки – ему наносится урон.

Многие люди любят видеоигры, некоторым из них, наверное, нравятся таск-менеджеры. Вряд ли это хорошая идея – смешивать развлечения и работу. Но вдруг игра мотивирует на продуктивную работу именно ваших сотрудников.

Преимущества:

• Наличие элементов геймификации.
• Может заинтересовать молодых сотрудников, студентов, стажеров.
• Неформальная подача снимает напряжение и давление с персонала.

Недостатки:

• Играя в игру, сотрудники могут отвлекаться от поставленных задач.
• Есть вопросы к скорости работы и функционалу программы.

Тарифы:

• Бесплатно.

---

Популярные менеджеры задач

4. Trello

Trello — самое популярное приложение по работе с канбан-досками. Все проекты можно разместить на разные доски, а в них создавать столбцы с карточками под каждый этап работы или задачу. Trello подойдет и фрилансерам и небольшим командам, или группам, работающим над отдельным проектом в больших компаниях.

Новая система автоматизации Butler позволяет создавать собственные команды и условия, по которым они срабатывают. Можно настроить систему так, чтобы она автоматически назначала исполнителя задачи, определяла сроки или перемещала невыполненные задачи в следующую колонку.

Есть возможность отдельного подключения различных интеграций. Например, фильтр задач с просроченным сроком выполнения или WIP-лимиты. Для бесплатной версии Trello, доступно только одно расширение и есть ограничение в размере 10 МБ для прикрепляемых файлов.

Есть как десктопная, так и мобильная версия Trello. На наш взгляд, система столбцов и карточек в мобильном приложении не слишком удобна.

Преимущества:

• Доски-канбан, успешно реализованная в Trello, давно зарекомендовали себя как самый удобный способ таск-менеджмента.
• Поддержка всех видов платформ.

Недостатки:

• Не очень удобно пользоваться мобильной версией программы.
• Нельзя увидеть задачи из разных проектов на одном экране.

Тарифы:

• Бесплатный – до 10 досок, одно улучшение на доску,
• Business Class – 10$/мес за одно пользователя, все функции без ограничений, безлимитное хранилище файлов.
• Enterprise – для больших компаний, все возможности тарифа Business Class + дополнительные функции, стоимость рассчитывается индивидуально.

5. Asana

Asana — простой и понятный менеджер задач с удобным мобильным приложением. Также, как и в Trello задачи распределяются по канбан-доскам, а управлять сроками выполнения можно через диаграмму Ганта. Среди интеграций доступны многие сервисы Google и Adobe: расширения для работы с отчетами, файлами, для учета времени выполнения задач.

Asana позволяет держать под контролем работу над большим проектом, дробить его на более мелкие задачи, мониторить дедлайны и успешность выполнения задач. Бесплатная версия программы очень похожа на Trello, но с некоторыми приятными бонусами.

В интерфейс программы не очень просто разобраться, но разработчики сделали все возможное, чтобы ускорить и облегчить эту задачу. На онлайн-курсах в Asana Academy вас научат пользоваться всеми функциями таск-менеджера, а также проверят ваши знания в тестах и заданиях.

Преимущества:

• Бесплатное подключение до 15 сотрудников.
• Очень удобный интерфейс.
• Интеграция со всеми необходимыми дополнениями.

Недостатки:

• Нет русского и украинского языков.
• Не работает в режиме офлайн.
• Довольно высокая стоимость.

Тарифы:

• Basic – 0$/мес, доступ к базовому функционалу программы.
• Premium — 11$/мес за одного пользователя, расширенный функционал.
• Bussiness — 25$/мес за одного пользователя, все инструменты тарифа Premium + расширенные интеграции.
• Enterprize – корпоративная версия программы с возможностью добавления индивидуальных опций и постоянной техподдержкой.

6. Todoist

Todoist – электронный синоним слова минимализм, и в этом залог его успеха. Этот простой и понятный таск-менеджер прекрасно подойдет для начинающих. Тут нет множества непонятных виджетов и узкоспециализированных функций.

Пригодится как для координации команды, так и для повышения собственной эффективности. Как метко подметили создатели Todoist «дизайн без отвлекающих элементов».

Преимущества:

• Удобная сегментация проектов на подпроекты, задачи и подзадачи.
• Широкие возможности применения – от ведения огромного проекта до написания дипломной работы или организации торжества.
• Возможность отслеживания выполнения задач, фильтровать их расставлять приоритеты.
• Простой и понятный интерфейс, со всеми необходимыми функциями.
• Мультиплатформенность. Todoist доступен для Android, iOs, Mac, Windows. Также можно воспользоваться браузерной версией для Chrome, Firefox, Safari, Outlook и Gmail.

Недостатки:

• Очень уж обрезанные возможности у бесплатной версии.
• С другой стороны, чтобы освоить весь функционал платной версии нужно много времени.

Тарифы:

• Бесплатно – до 5 человек и только базовые функции.
• Pro – 3$/год за одного пользователя, до 25 человек, расширенные функции.
• Бизнес – 5$/год, до 50 человек, все, что в тарифе Pro + больше проектов и приоритетная техподдержка.

7. Jira

Jira – идеальный вариант для компаний, разрабатывающих программное обеспечение. У таких команд обычно много точечных задач и узкоспециализированных решений, сложно соединяющихся в этапы работы. В таких условиях слаженность работы выходит на передний план.

Менеджер задач Jira является одним из лучших для составления сложного плана работы, постановки задач и подзадач, отслеживания их выполнения контроля статуса отдельных частей проекта.

Преимущества:

• Очень удобный интерфейс, все нужные функции.
• Наличие мобильного приложения.
• Возможность полезных интеграций для решения множества задач.

Недостатки:

• Чтобы русифицировать программу нужно скачивать и устанавливать отдельный плагин.
• Узкая специализация на постановке задач.
• Не подойдет для начинающих.

Тарифы:

• Free — небольшой команде – до 10 сотрудников, один проект, один сайт, 2 Гб для хранения файлов, базовый функционал.
• Standard — 7 $/мес на одного пользователя, до 10000 сотрудников, один проект, один сайт, 250 Гб для хранения файлов, расширенный функционал.
•  Premium — 14 $/мес на одного пользователя, до 10000 сотрудников, глобальный межпроектный уровень, один сайт, неограниченное хранилище данных, расширенный функционал.
• Enterprize – цена договорная, все плюшки тарифа Premium + круглосуточная техподдержка корпоративного уровня.

---

Системы для управления проектами

8. Things 3

Things 3 — один из самых удобных планировщиков задач, на наш взгляд. Схема работы предельно проста: создаешь проект, планируешь задачи на нужный отрезок времени, потом ежедневно выполняешь все, что назначено на сегодня. Можно каждой задаче добавлять теги, подробные описания и чек-листы.

Собственно, это практически все функции в Things 3, но если вам не нужно нагромождение неиспользуемых инструментов в интерфейсе, то их вполне достаточно.

Преимущества:

• Очень удобный менеджер.
• Нет лишних инструментов.
• Выделение того, что нужно сделать сегодня.

Недостатки:

• Дорогая программа.
• Доступна только для Apple.
• Нужно покупать отдельно для каждого типа устройств.

Тарифы:

• Для iPhone – 899 рублей.
• Для iPad – 1790 рублей.
• Mac – 4690 рублей.

9.  Basecamp

Basecamp — менеджер задач, работающий по принципу всеми любимых чек-листов. Его создатели Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон, авторы книг и специалисты в области запуска и оптимизации бизнеса.

Этот таск-менеджер в отличии от Jira довольно универсальный. Basecamp объединяет в себе все функции необходимые для эффективной работы: чаты, календарь, оповещения, файлообмен, автоматизация шаблонных этапов работы.

С Basecamp можно работать как в браузере, так и в мобильном приложении. Главная особенность данной программы это Hill Charts – это собственная разработка Basecamp и полноценная замена диаграммы Ганта. В Hill Charts прогресс выполнения задачи разделен на 2 части – поиск решения поставленной задачи и ее выполнение, что нагляднее показывает на каком этапе работа.

Преимущества:

• Все проекты размещены на одном экране, это очень удобно.
• Нет ограничения на число проектов на любом тарифе.
• Для студентов и учителей есть бесплатная мобильная версия программы.
• Работает на всех платформах.
• Есть бесплатный триал на 30 дней.

Недостатки:

• Не русифицирована.
• Довольно большая ежемесячная оплата.
• Нет канбан-досок.
• Техподдержка не работает круглосуточно.

Тарифы:

• Приложение — бесплатно для студентов и учителей.
• Бизнес-командам – 99 $/мес, неограниченное количество пользователей или проектов.
• Некоммерческим организациям – скидка 50%.

10.  Weeek

WEEEK – таск-менеджер, который действительно способен улучшить жизнь отдельно взятого человека. Принцип его предельно прост и эффективен – это недельное планирование. Составляешь подробный план работы на неделю и двигаешься по нему поэтапно.

У WEEEK очень удобная структура, все по полочкам: воркспейсы, в них содержатся проекты, а каждая задача в проекте может иметь до 6 уровней вложений. WEEEK не даст забыть о намеченных планах, если настроить уведомления.

Доступно мобильное приложение и постоянно расширяется функционал.

Преимущества:

• Очень простая программа в настройке и использовании.
• Достаточный функционал в бесплатной версии.
• Удобное приложение.
• Настраиваемая система уведомлений.

Недостатки:

• Задачи в браузерной версии размещаются только на досках или в календаре.
• Обрезанные возможности у мобильного приложения.
• Хорошая цена.

Тарифы:

• Персональный – бесплатно, до 7 проектов, 250 Мб для хранения файлов, 3 своих шаблона проектов.
• Командный – бесплатно, до 5 сотрудников, до 7 проектов, 250 Мб для хранения файлов, 3 своих шаблона проектов.
• Персональный Pro -190 руб/мес, неграничное количество проектов,
• Командный Pro – 590 руб/мес за одного пользователя, до 99 сотрудников, 5 Гб для хранения файлов, без ограничений для юр лиц, приоритетная техподдержка.

---

Какие задачи в вашем таск-менеджере?